1. Avtalspart
LEI System OU, ett privat aktiebolag registrerat i Estland, är den avtalspart som tillhandahåller tjänster under varumärket LEI System. I de fall det inte finns något lokalt dotterbolag till LEI System i kundens hemvistland fungerar LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) som juridisk enhet i normalfallet. LEI System agerar som ett LEI Registration Agent och samarbetar med den officiellt ackrediterade lokala driftsenheten (LOU), Ubisecure Oy (verksamt under namnet RapidLEI), som innehar LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Beställning och hantering av LEI
2.1. Kunden kan skicka in en ansökan om att erhålla, förnya eller överföra en Legal Entity Identifier genom att fylla i det relevanta onlineformuläret och genomföra betalning via en godkänd metod, till exempel kreditkort eller PayPal.
2.2. Genom att skicka in ansökan bekräftar kunden att dessa villkor godkänns och intygar att alla lämnade uppgifter är korrekta. Sökanden intygar att denne har rätt att företräda den juridiska enheten i fråga. Vissa kontaktuppgifter kan komma att delas med LOU:n för att underlätta verifieringen.
2.3. Kunden ger LEI System fullmakt att på kundens vägnar godkänna LOU:ns villkor (t.ex. RapidLEI:s villkor). Samtliga LOU-avtal baseras på GLEIF:s riktlinjer och är i huvudsak likartade. RapidLEI:s användarvillkor finns till exempel på https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System ges befogenhet att företräda kundens juridiska enhet i frågor som rör LEI, inklusive utfärdande, årlig förnyelse och överföring.
2.5. Vid överföring av en LEI från en annan leverantör till LEI System kan byte av LOU krävas. Överföringen måste ske före eller samtidigt med förnyelsen.
2.6. LEI som administreras av LEI System kan förnyas upp till 60 dagar före utgångsdatumet. Vid tidig förnyelse efter en överföring från en annan tjänsteleverantör kan giltighetsperioden komma att förkortas.
2.7. Handläggningen påbörjas när både ansökan och betalning har mottagits.
2.8. LEI System kan begära dokumentation som styrker sökandens behörighet, inklusive men inte begränsat till en fullmakt.
2.8.1. Fullmakter får endast undertecknas av personer med officiell behörighet att företräda den juridiska enheten. Det är strängt förbjudet att utge sig för att ha undertecknanderätt eller att lämna felaktiga uppgifter om sådan behörighet.
2.8.2. Innan en LEI utfärdas eller förnyas skickar LEI System, i samarbete med LOU:n, en begäran om dataverifiering till det officiella registret i det aktuella landet, i enlighet med GLEIF:s erkännande. De uppgifter som inhämtas skickas till kunden för granskning och bekräftelse.
2.8.3. Kunden har rätt att bekräfta eller avvisa de uppgifter som hämtats från registret. Vid avvisning måste kunden lämna en motivering och anpassa sina uppgifter till det officiella registret i det aktuella landet innan LEI kan utfärdas eller förnyas.
2.8.4. Om de uppgifter som hämtats från registret överensstämmer med de uppgifter kunden lämnat i ansökan, kan LEI System, efter eget gottfinnande, bekräfta uppgifterna på kundens vägnar. LEI System är inte skyldigt att göra detta.
2.9. Ytterligare dokumentation kan komma att begäras för verifieringsändamål, inklusive:
- en kopia av enhetens registreringsbevis
- identifiering av behöriga företrädare
- bevis på registreringsdatum
- dokumentation som styrker ändringar i bolagshandlingar
2.10. Om enheten ägs eller kontrolleras av ett moderbolag som upprättar koncernredovisning måste Level 2-uppgifter (moderbolag) lämnas. Om rapportering inte är möjlig måste en giltig anledning anges.
2.10.1. LEI System kan begära dokumentation som styrker konsolideringsstatus.
2.11. Internationella filialer måste uppge huvudkontorets LEI, som måste vara aktiv (status ISSUED).
2.12. Enheter som klassificeras som investeringsfonder eller paraplyfonder kan behöva redovisa fondrelationer, inklusive fondförvaltare, paraplystruktur och/eller feeder-master-relationer.
2.12.1. Relevanta dokument som styrker sådana relationer kan komma att begäras.
2.12.2. LEI måste anges för varje relaterad enhet som refereras till.
2.13. De flesta LEI-registreringar slutförs inom 1–3 timmar. Ansökningar som involverar moderbolags- eller fondrelationer kan dock ta upp till 48 timmar. Förnyelser och överföringar av LEI kan ta upp till 7 dagar. Ofullständiga eller felaktiga uppgifter kan leda till förseningar.
2.14. När ansökan har slutförts skickas en bekräftelse och en faktura till den e-postadress som angetts vid beställningen.
2.15. Ansökningar blir bindande och oåterkalleliga när de har skickats in och betalats. Detta gäller både nya registreringar och förnyelser, inklusive överföringar.
2.16. Om kunden inte lämnar nödvändig dokumentation kan LEI System och dess partner-LOU gå vidare med offentligt tillgänglig information. LEI som inte kan behandlas på grund av saknade uppgifter återbetalas inte, och inget ansvar tas för eventuella konsekvenser av detta.
2.17. När en LEI har utfärdats blir den och tillhörande referensdata offentligt tillgänglig på GLEIF:s och LEI Systems webbplatser. LEI-koder är permanenta och kan inte återanvändas eller tas bort.
2.18. LEI System meddelar kunden via e-post 60 dagar före det planerade förnyelsedatumet.
3. Flerårsplaner och automatisk förnyelse
3.1. Kunder kan välja att förbetala sina LEI-förnyelser för en period på upp till fem år.
3.2. Trots flerårsförskottsbetalning kommer LEI-uppgifterna fortfarande att uppdateras årligen i enlighet med GLEIF:s krav. Det officiella "nästa förnyelsedatum" baseras på en 365-dagarscykel från den senast bekräftade förnyelsen.
3.3. Om en LEI som omfattas av ett flerårsavtal överförs till en annan tjänsteleverantör anses avtalet med LEI System vara avslutat, och ingen återbetalning sker.
3.4. Kunder kan aktivera automatisk förnyelse. En förhandsavisering skickas till den registrerade e-postadressen 60 dagar före utgångsdatumet. Kunden har fem kalenderdagar från mottagandet av aviseringen på sig att avbryta eller ändra sina uppgifter. Om ingen avbokning görs behandlas betalningen med den ursprungligen angivna betalningsmetoden. När förnyelsen har påbörjats kan den inte återkallas.
3.5. LEI System förbehåller sig rätten att uppdatera referensdata med hjälp av registerkällor.
3.5.1. Om officiella register inte är tillgängliga kan befintlig referensdata användas vid förnyelse.
3.5.2. Om verifiering misslyckas kan moderbolags- eller fondrelationer markeras som icke-offentliga.
3.5.3. Kunden ansvarar för att meddela LEI System om eventuella ändringar som inte fångas upp av registren.
3.5.4. LEI System kan begära ytterligare stödjande dokumentation, inklusive uppdaterade finansiella uppgifter, nya fullmakter eller undantagsdeklarationer.
3.5.5. Om nödvändig dokumentation inte lämnas inom 60 dagar kan LEI inte förnyas och tjänsteavtalet kan sägas upp.
4. LEI-certifikat & märken
4.1. LEI System erbjuder följande digitala identitetsprodukter, som kan läggas till beställningen i kassan eller begäras i efterhand via sidan för orderdetaljer:
- Utskrivbart LEI-certifikat: ett digitalt certifikat som innehåller ditt företags LEI-uppgifter, baserat på ISO 17442 — den internationella standard som godkänts av G20-länderna. Tillgängligt för omedelbar nedladdning och egen utskrift.
- LEI-märke för webbplats: ett litet märke för din webbplats. Besökare kan klicka på det för att omedelbart verifiera ditt företags uppgifter så som de publicerats i GLEIF-databasen.
- LEI-märke för e-post: en liten banner för din e-postsignatur som visar mottagarna att ditt företag är en verifierad juridisk enhet.
4.2. Samtliga produkter ovan levereras digitalt. LEI System skickar inte ut fysiska certifikat per post.
5. Serviceavgifter och beskattning
5.1. Priser för LEI-relaterade tjänster, inklusive registrering, förnyelse och överföring, publiceras på LEI Systems webbplats och inkluderar tillämpliga GLEIF-avgifter. Avgifter för att beställa en ny LEI, överföra en LEI eller förnya en LEI finns på våra prissidor.
5.2. Momshantering:
- Estniska kunder: 24 % moms tillkommer.
- Kunder inom EU med giltigt momsregistreringsnummer: ingen moms läggs till (omvänd betalningsskyldighet tillämpas).
- Kunder inom EU utan giltigt momsregistreringsnummer: moms debiteras enligt den sats som gäller i kundens hemvistland inom ramen för EU:s One Stop Shop-system (OSS) för moms. Som leverantör av digitala tjänster är LEI System skyldigt att ta ut och redovisa lokal moms för kundens land, vilket innebär att momssats och regler i kundens EU-medlemsstat tillämpas.
- Kunder utanför EU: ingen moms debiteras.
5.3. Automatiska förnyelser debiteras enligt det gällande pris som publicerats vid tidpunkten för behandlingen.
6. Återbetalningar och avbokningar
6.1. Begäran om återbetalning ska skickas till support@leisystem.com och behandlas inom 7 arbetsdagar.
6.2. Godkända återbetalningar behandlas via den ursprungliga betalningsmetoden och kan ta upp till 30 dagar innan de når kundens bankkonto, beroende på betalningsleverantör och bank.
6.3. När en beställning har skickats in påbörjas automatiserade arbetsflöden och handläggning omedelbart. Registrering, förnyelse och överföring av LEI involverar arbete från flera organisationer och specialister, inklusive insamling, verifiering, validering och behandling av data i samarbete med den ackrediterade LOU:n (RapidLEI). Handläggning av en avbokning och återbetalning kräver även separat administrativt arbete, inklusive bokföringsposter och utfärdande av kreditnotor. Därför tillkommer en handläggningsavgift på 40 euro för alla återbetalningar, vilken dras av från det belopp som återbetalas till kunden.
6.3.1. Handläggningsavgiften på 40 euro tillämpas även när en LEI inte kan utfärdas, förnyas eller överföras på grund av omständigheter som rör sökanden eller den juridiska enheten. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, situationer där den juridiska enheten inte är registrerad i ett officiellt nationellt register som godkänns av GLEIF för LEI-utfärdande, där dess registrering, juridiska status eller tillstånd inte kan verifieras via ett sådant register eller relevant behörig nationell myndighet, eller där den juridiska enheten på annat sätt inte uppfyller kraven för LEI-utfärdande.
Handläggningsavgiften tillämpas även när kunden har lämnat den information och dokumentation som begärts, men den lämnade informationen eller dokumentationen är otillräcklig eller inte kan godtas för verifiering och validering av LEI. Avgiften täcker administrativt arbete, verifiering, validering och LOU-relaterat arbete som redan utförts innan det fastställs att LEI inte kan utfärdas, förnyas eller överföras.
6.3.2. För LEI-ansökningar i vissa jurisdiktioner kan LOU:n (lokala driftsenheten) tillämpa ytterligare jurisdiktionsavgifter för att täcka obligatoriska register- eller datainhämtningsavgifter som tas ut av lokala myndigheter. I förekommande fall visas dessa avgifter i kassan innan betalning genomförs. De vidarebefordras till kunden till självkostnadspris och återbetalas inte när det relevanta register- eller datainhämtningsförfarandet har inletts, oavsett om LEI slutligen utfärdas eller inte.
6.4. Återbetalning är inte möjlig i följande fall:
- LEI har redan utfärdats eller förnyats.
- En automatisk förnyelse har slutförts.
- Ett flerårsavtal har avbrutits i förtid.
- Överföringen av LEI har medfört förlust av en tidigare betald giltighetsperiod hos en annan tjänsteleverantör eller LOU.
- Kunden har inte lämnat den information eller dokumentation som krävs för att behandla beställningen inom 60 dagar från begäran.
- Uppgifter om moderbolag har lämnats men senare visat sig vara ogiltiga eller kan inte valideras.
6.5. All hantering av återbetalningar och avbokningar sker i enlighet med tillämpligt GLEIF Registration Agent Governance Framework och eventuella obligatoriska krav som gäller för processen för utfärdande, förnyelse eller överföring av LEI.
7. Tredjepartstjänster och marknadsföringspartners
7.1. LEI System kan lägga ut vissa supporttjänster på specialiserade tredjepartsleverantörer. Detta kan inkludera:
- hosting och underhåll av onlineplattformar
- säker betalningshantering
- kommunikationstjänster (t.ex. e-post, aviseringar)
- verktyg för insamling av kundfeedback
7.2. Dessa leverantörer kan få tillgång till kunddata enbart i den utsträckning det krävs för att tillhandahålla sina tjänster, i enlighet med avtal om sekretess och dataskydd.
7.3. Kontaktuppgifter (företagsnamn, kontaktperson, e-post etc.) kan delas med utvalda marknadsföringspartners som erbjuder tjänster som är relevanta för kunden.
7.4. Tredjepartsleverantörer kan kontakta kunder direkt angående sina tjänster om de är kopplade till LEI Systems verksamhet.
7.5. Alla samarbeten med tredje part omfattas av sekretessstandarder som är lika höga eller högre än de som gäller för LEI System.
7.6. Genom att använda LEI Systems tjänster samtycker kunden till ovanstående arrangemang.
8. Jurisdiktion och slutbestämmelser
8.1. Kunden är ensam ansvarig för alla åtgärder och skyldigheter kopplade till sin juridiska enhets LEI.
8.2. LEI System tar inte något ansvar för ekonomiska eller regulatoriska konsekvenser till följd av förseningar eller fel i LEI-hanteringen.
8.3. Dessa villkor kan komma att uppdateras utan förvarning. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på leisystem.com.
8.4. Detta avtal och eventuella tvister eller anspråk som uppstår ur eller i samband med det, inklusive utomobligatoriska tvister eller anspråk, ska regleras av och tolkas i enlighet med Republiken Estlands lag. Republiken Estlands domstolar ska ha exklusiv behörighet att avgöra sådana tvister eller anspråk.