1. Strona Umowy
LEI System OÜ, prywatna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowana w Estonii, jest stroną świadczącą usługi pod marką LEI System. W przypadkach, gdy w kraju zamieszkania klienta nie istnieje lokalna spółka zależna LEI System, podmiotem prawnym działającym domyślnie jest LEI System OÜ (numer LEI: 984500908J38713A7650). LEI System pełni funkcję Agenta Rejestracyjnego LEI i współpracuje z oficjalnie akredytowaną Lokalną Jednostką Operacyjną (LOU), Ubisecure Oy (działającą pod marką RapidLEI), posiadającą LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Składanie Wniosków i Zarządzanie Numerami LEI
2.1. Klient może złożyć wniosek o nadanie, odnowienie lub przeniesienie numeru LEI (Legal Entity Identifier), wypełniając odpowiedni formularz online i dokonując płatności za pomocą akceptowanej metody, takiej jak karta kredytowa lub PayPal.
2.2. Składając wniosek, klient potwierdza i akceptuje niniejsze Warunki oraz zapewnia, że wszystkie podane dane są prawdziwe. Wnioskodawca oświadcza, że jest upoważniony do działania w imieniu danego podmiotu prawnego. Niektóre dane kontaktowe mogą zostać udostępnione LOU w celu wsparcia procesu weryfikacji.
2.3. Klient upoważnia LEI System do zaakceptowania w jego imieniu warunków LOU (np. warunków RapidLEI). Wszystkie umowy z LOU opierają się na wytycznych GLEIF i są zasadniczo podobne. Przykładowo, regulamin świadczenia usług RapidLEI dostępny jest pod adresem https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System otrzymuje uprawnienie do działania w imieniu podmiotu prawnego klienta w sprawach związanych z numerem LEI, w tym jego nadaniem, corocznym odnowieniem oraz przeniesieniem.
2.5. W przypadku przenoszenia numeru LEI od innego dostawcy do LEI System może być konieczna zmiana LOU. Przeniesienie musi nastąpić przed odnowieniem lub równocześnie z nim.
2.6. Numery LEI zarządzane przez LEI System kwalifikują się do odnowienia do 60 dni przed datą wygaśnięcia. W sytuacjach obejmujących wcześniejsze odnowienie po przeniesieniu od innego dostawcy usług, okres ważności może zostać skrócony.
2.7. Przetwarzanie rozpoczyna się po otrzymaniu zarówno wniosku, jak i płatności.
2.8. LEI System może zażądać dokumentacji potwierdzającej upoważnienie wnioskodawcy, w tym między innymi pełnomocnictwa.
2.8.1. Upoważnienia muszą być podpisywane wyłącznie przez osoby oficjalnie upoważnione do reprezentowania podmiotu prawnego. Podszywanie się pod inną osobę lub fałszywe przedstawianie uprawnień do podpisu jest surowo zabronione.
2.8.2. Przed nadaniem lub odnowieniem numeru LEI, LEI System, we współpracy z LOU, składa wniosek o weryfikację danych w oficjalnym rejestrze właściwej jurysdykcji, uznawanym przez GLEIF. Dane uzyskane w wyniku tego wniosku są przekazywane klientowi do wglądu i potwierdzenia.
2.8.3. Klient ma prawo potwierdzić lub odrzucić dane pobrane z rejestru. W przypadku odrzucenia, klient jest zobowiązany do przedstawienia uzasadnienia oraz do dostosowania swoich danych do oficjalnego rejestru właściwej jurysdykcji, zanim numer LEI może zostać nadany lub odnowiony.
2.8.4. W przypadku gdy dane pobrane z rejestru są zgodne z danymi podanymi przez klienta we wniosku, LEI System może, według własnego uznania, potwierdzić dane w imieniu klienta. LEI System nie jest zobowiązany do tego działania.
2.9. W celach weryfikacyjnych może zostać zażądana dodatkowa dokumentacja, w tym:
- kopia zaświadczenia o rejestracji podmiotu
- identyfikacja upoważnionych przedstawicieli
- potwierdzenie daty założenia podmiotu
- dokumentacja potwierdzająca zmiany wprowadzone w dokumentach korporacyjnych
2.10. Jeśli podmiot jest własnością spółki dominującej lub jest przez nią kontrolowany i sporządza ona skonsolidowane sprawozdania finansowe, konieczne jest przekazanie danych poziomu 2 (danych podmiotu dominującego). Jeśli raportowanie nie jest możliwe, należy podać ważny powód.
2.10.1. LEI System może zażądać dokumentacji potwierdzającej status konsolidacji.
2.11. Oddziały międzynarodowe są zobowiązane do podania numeru LEI centrali, który musi być aktywny (status ISSUED).
2.12. Podmioty sklasyfikowane jako fundusze inwestycyjne lub fundusze parasolowe mogą zostać poproszone o ujawnienie powiązań funduszowych, w tym zarządzającego funduszem, struktury parasolowej i/lub relacji feeder-master.
2.12.1. Mogą zostać zażądane odpowiednie dokumenty potwierdzające takie powiązania.
2.12.2. Numery LEI muszą zostać podane dla każdego wskazanego podmiotu powiązanego.
2.13. Większość rejestracji LEI jest realizowana w ciągu 1–3 godzin. Jednak wnioski obejmujące powiązania z podmiotem dominującym lub funduszem mogą wymagać do 48 godzin. Odnowienia i przeniesienia numerów LEI mogą trwać do 7 dni. Niekompletne lub błędne dane mogą powodować opóźnienia.
2.14. Po pomyślnym zakończeniu wniosku, na adres e-mail podany przy zamówieniu zostanie wysłane potwierdzenie oraz faktura.
2.15. Wnioski stają się wiążące i nieodwołalne w momencie ich złożenia i dokonania płatności. Dotyczy to zarówno pierwszej rejestracji, jak i odnowień, w tym przeniesień.
2.16. Jeśli klient nie dostarczy wymaganej dokumentacji, LEI System i jego partner LOU mogą kontynuować proces, korzystając z publicznie dostępnych informacji. Numery LEI, których nie można przetworzyć z powodu brakujących danych, nie podlegają zwrotowi kosztów, a odpowiedzialność za wynikające z tego konsekwencje nie jest ponoszona.
2.17. Po nadaniu, numer LEI oraz powiązane dane referencyjne stają się publicznie dostępne na stronach internetowych GLEIF i LEI System. Numery LEI są trwałe i nie mogą zostać ponownie przypisane ani usunięte.
2.18. LEI System powiadomi klienta drogą e-mailową 60 dni przed planowaną datą odnowienia.
3. Plany Wieloletnie i Automatyczne Odnowienia
3.1. Klienci mogą wybrać opcję przedpłaty za odnowienia numeru LEI na okres do pięciu lat.
3.2. Pomimo wieloletniej przedpłaty, dane LEI będą nadal aktualizowane corocznie zgodnie z wymogami GLEIF. Oficjalna „data następnego odnowienia” opiera się na 365-dniowym cyklu liczonym od ostatniego potwierdzonego odnowienia.
3.3. Jeśli numer LEI objęty umową wieloletnią zostanie przeniesiony do innego dostawcy usług, umowa z LEI System zostaje uznana za rozwiązaną i żaden zwrot kosztów nie zostanie wypłacony.
3.4. Klienci mogą włączyć automatyczne odnowienie. Powiadomienie z wyprzedzeniem zostanie wysłane na zarejestrowany adres e-mail 60 dni przed datą wygaśnięcia. Klient ma pięć dni kalendarzowych od otrzymania powiadomienia na anulowanie lub zmianę swoich danych. Jeśli anulowanie nie zostanie otrzymane, płatność zostanie przetworzona przy użyciu pierwotnie podanej metody płatności. Po rozpoczęciu procesu odnowienia nie można go cofnąć.
3.5. LEI System zastrzega sobie prawo do aktualizacji danych referencyjnych na podstawie źródeł rejestrowych.
3.5.1. Jeśli oficjalne rejestry są niedostępne, do odnowienia mogą zostać wykorzystane istniejące dane referencyjne.
3.5.2. W przypadku niepowodzenia weryfikacji, powiązania z podmiotem dominującym lub funduszem mogą zostać oznaczone jako niepubliczne.
3.5.3. Klienci są odpowiedzialni za powiadamianie LEI System o wszelkich zmianach nieuwzględnionych w rejestrach.
3.5.4. LEI System może zażądać dodatkowej dokumentacji potwierdzającej, w tym zaktualizowanych danych finansowych, nowych upoważnień lub oświadczeń o wyjątkach.
3.5.5. Jeśli wymagana dokumentacja nie zostanie dostarczona w ciągu 60 dni, numer LEI może nie zostać odnowiony, a umowa o świadczenie usług może zostać rozwiązana.
4. Certyfikat LEI i Odznaki
4.1. LEI System oferuje następujące produkty tożsamości cyfrowej, które można dodać do zamówienia przy realizacji płatności lub zamówić później na stronie Szczegóły Zamówienia LEI:
- Certyfikat LEI do wydruku: cyfrowy certyfikat zawierający dane LEI Twojej firmy, oparty na normie ISO 17442 — międzynarodowym standardzie zatwierdzonym przez kraje G20. Dostępny do natychmiastowego pobrania i samodzielnego wydruku.
- Odznaka LEI na stronę internetową: mała odznaka na Twoją stronę internetową. Odwiedzający mogą ją kliknąć, aby natychmiast zweryfikować dane Twojej firmy opublikowane w bazie danych GLEIF.
- Odznaka LEI do e-maili: mały baner do stopki e-mail, pokazujący odbiorcom, że Twoja firma jest zweryfikowanym podmiotem prawnym.
4.2. Wszystkie wymienione powyżej produkty są dostarczane w formie cyfrowej. LEI System nie wysyła fizycznych certyfikatów pocztą.
5. Opłaty za Usługi i Podatki
5.1. Ceny usług związanych z numerem LEI, w tym rejestracji, odnowienia i przeniesienia, są publikowane na stronie internetowej LEI System i zawierają obowiązujące dopłaty GLEIF. Opłaty za zamówienie nowego numeru LEI, przeniesienie numeru LEI lub odnowienie numeru LEI można znaleźć na naszych stronach z cennikiem.
5.2. Obsługa VAT:
- Klienci estońscy: obowiązuje 24% VAT.
- Klienci z UE posiadający ważny numer VAT: VAT nie zostanie doliczony (obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia).
- Klienci z UE bez ważnego numeru VAT: VAT jest naliczany według stawki obowiązującej w kraju zamieszkania klienta, zgodnie z unijnym systemem VAT One Stop Shop (OSS). Jako dostawca usług cyfrowych, LEI System jest zobowiązany do pobierania i odprowadzania lokalnego VAT w imieniu kraju klienta, co oznacza, że zastosowanie mają stawka i zasady VAT obowiązujące w państwie członkowskim UE klienta.
- Klienci spoza UE: VAT nie jest naliczany.
5.3. Automatyczne odnowienia będą rozliczane na podstawie aktualnie obowiązującego cennika w momencie przetwarzania.
6. Zwroty i Anulowania
6.1. Wnioski o zwrot kosztów należy przesyłać na adres support@leisystem.com. Zostaną one rozpatrzone w ciągu 7 dni roboczych.
6.2. Zatwierdzone zwroty są realizowane za pomocą pierwotnej metody płatności i mogą potrwać do 30 dni, zanim środki dotrą na konto bankowe klienta, w zależności od dostawcy płatności i instytucji bankowej.
6.3. Po złożeniu zamówienia natychmiast rozpoczynają się zautomatyzowane procesy i działania przetwarzające. Rejestracja, odnowienie i przeniesienie numeru LEI wymagają pracy wielu organizacji i specjalistów, w tym zbierania, weryfikacji, walidacji i przetwarzania danych we współpracy z akredytowaną LOU (RapidLEI). Przetworzenie anulowania i zwrotu kosztów wymaga również odrębnej pracy administracyjnej, w tym księgowań i wystawienia not korygujących. Dlatego do wszystkich zwrotów stosuje się opłatę manipulacyjną w wysokości 40 EUR, która jest odejmowana od kwoty zwracanej klientowi.
6.3.1. Opłata manipulacyjna w wysokości 40 EUR ma zastosowanie również w przypadku, gdy numer LEI nie może zostać nadany, odnowiony lub przeniesiony z powodu okoliczności dotyczących wnioskodawcy lub podmiotu prawnego. Dotyczy to między innymi sytuacji, w których podmiot prawny nie jest zarejestrowany w oficjalnym rejestrze krajowym akceptowanym przez GLEIF do celów nadania numeru LEI, w których jego rejestracja, status prawny lub licencja nie mogą zostać zweryfikowane za pośrednictwem takiego rejestru lub właściwego organu krajowego, lub w których podmiot prawny w inny sposób nie spełnia wymogów mających zastosowanie do nadania numeru LEI.
Opłata manipulacyjna ma zastosowanie również w przypadku, gdy klient dostarczył wymagane od niego informacje i dokumentację, lecz przekazane informacje lub dokumentacja są niewystarczające lub nie mogą zostać zaakceptowane do celów weryfikacji i walidacji numeru LEI. Opłata pokrywa prace administracyjne, weryfikacyjne, walidacyjne oraz prace związane z LOU, wykonane już przed ustaleniem, że numer LEI nie może zostać nadany, odnowiony lub przeniesiony.
6.3.2. W przypadku wniosków o LEI w niektórych jurysdykcjach, LOU (Lokalna Jednostka Operacyjna) może nałożyć dodatkowe opłaty jurysdykcyjne w celu pokrycia obowiązkowych opłat rejestrowych lub opłat za pozyskanie danych pobieranych przez lokalne władze. W stosownych przypadkach opłaty te są wyświetlane przy realizacji płatności, przed jej dokonaniem. Są one przekazywane klientowi po kosztach własnych i nie podlegają zwrotowi po rozpoczęciu odpowiedniego procesu rejestrowego lub pozyskiwania danych, niezależnie od tego, czy numer LEI ostatecznie zostanie nadany.
6.4. Zwroty nie są dostępne w następujących sytuacjach:
- Numer LEI został już nadany lub odnowiony.
- Automatyczne odnowienie zostało zrealizowane.
- Umowa wieloletnia została przedwcześnie anulowana.
- Przeniesienie numeru LEI spowodowało utratę wcześniej opłaconego okresu ważności u innego dostawcy usług lub LOU.
- Klient nie dostarczył informacji lub dokumentacji wymaganej do przetworzenia zamówienia w ciągu 60 dni od żądania.
- Informacje o podmiocie dominującym zostały przekazane, ale okazały się nieprawidłowe lub nie mogą zostać zwalidowane.
6.5. Wszystkie procedury zwrotów i anulowań podlegają obowiązującym ramom nadzoru dla Agentów Rejestracyjnych GLEIF (GLEIF Registration Agent Governance Framework) oraz wszelkim obowiązkowym wymogom mającym zastosowanie do procesu nadania, odnowienia lub przeniesienia numeru LEI.
7. Usługi Podmiotów Trzecich i Partnerzy Marketingowi
7.1. LEI System może zlecać niektóre usługi wsparcia wyspecjalizowanym dostawcom zewnętrznym. Może to obejmować:
- hosting i utrzymanie platform internetowych
- bezpieczną obsługę płatności
- usługi komunikacyjne (np. e-mail, powiadomienia)
- narzędzia do zbierania opinii klientów
7.2. Ci dostawcy mogą mieć dostęp do danych klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług, na podstawie umów o zachowaniu poufności i ochronie danych.
7.3. Dane kontaktowe (nazwa firmy, przedstawiciel, e-mail itp.) mogą zostać udostępnione wybranym partnerom marketingowym oferującym usługi istotne dla klienta.
7.4. Dostawcy zewnętrzni mogą kontaktować się z klientami bezpośrednio w sprawie swoich usług, jeśli są one związane z działalnością LEI System.
7.5. Wszystkie relacje z podmiotami trzecimi podlegają standardom prywatności równym lub wyższym niż te ustanowione przez LEI System.
7.6. Korzystając z usług LEI System, klient wyraża zgodę na powyższe ustalenia.
8. Jurysdykcja Prawna i Postanowienia Końcowe
8.1. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszystkie działania i zobowiązania związane z numerem LEI swojego podmiotu prawnego.
8.2. LEI System nie ponosi odpowiedzialności za żadne konsekwencje finansowe lub regulacyjne wynikające z opóźnień lub niepowodzeń w przetwarzaniu numeru LEI.
8.3. Niniejsze Warunki mogą być aktualizowane bez wcześniejszego powiadomienia. Najnowsza wersja jest zawsze dostępna na stronie leisystem.com.
8.4. Niniejsza umowa oraz wszelkie spory lub roszczenia wynikające z niej lub z nią związane, w tym spory lub roszczenia pozaumowne, podlegają prawu Republiki Estonii i będą interpretowane zgodnie z tym prawem. Sądy Republiki Estonii posiadają wyłączną jurysdykcję do rozstrzygania wszelkich takich sporów lub roszczeń.