1. Avtalepart
LEI System OU, et privat aksjeselskap registrert i Estland, er avtaleparten som leverer tjenester under varemerket LEI System. I tilfeller hvor det ikke finnes noe lokalt datterselskap av LEI System i kundens bostedsland, vil LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) fungere som standard juridisk enhet. LEI System opptrer som LEI-registreringsagent og samarbeider med den offisielt akkrediterte lokale driftsenheten (LOU), Ubisecure Oy (som driver under navnet RapidLEI), som innehar LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Bestilling og administrasjon av LEI
2.1. Kunden kan sende inn en forespørsel om å få tildelt, fornye eller overføre en Legal Entity Identifier ved å fylle ut det aktuelle skjemaet på nett og gjennomføre betaling med en godkjent metode som kredittkort eller PayPal.
2.2. Ved å sende inn søknaden bekrefter kunden at de godtar disse vilkårene og at all oppgitt informasjon er korrekt. Søkeren bekrefter at de har fullmakt til å opptre på vegne av den aktuelle juridiske enheten. Enkelte kontaktopplysninger kan bli delt med LOU for å støtte verifiseringen.
2.3. Kunden gir LEI System fullmakt til å godta LOUs vilkår og betingelser (f.eks. RapidLEIs) på deres vegne. Alle LOU-avtaler baserer seg på GLEIFs retningslinjer og er i det vesentlige like. RapidLEIs vilkår for bruk finnes for eksempel på https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System gis fullmakt til å opptre på vegne av kundens juridiske enhet i saker som gjelder LEI, inkludert utstedelse, årlig fornyelse og overføring.
2.5. Når en LEI overføres fra en annen leverandør til LEI System, kan det være nødvendig med bytte av LOU. En overføring må skje før eller samtidig med fornyelse.
2.6. LEI-numre som administreres av LEI System, kan fornyes inntil 60 dager før utløpsdatoen. Ved tidlig fornyelse etter overføring fra en annen tjenesteleverandør kan gyldighetsperioden bli redusert.
2.7. Behandlingen starter så snart både søknad og betaling er mottatt.
2.8. LEI System kan be om dokumentasjon som bekrefter søkerens fullmakt, blant annet, men ikke begrenset til, en fullmakt (Power of Attorney).
2.8.1. Fullmakter må utelukkende signeres av personer med offisiell myndighet til å representere den juridiske enheten. Det er strengt forbudt å utgi seg for å ha signaturmyndighet man ikke har.
2.8.2. Før en LEI utstedes eller fornyes, sender LEI System, i samarbeid med LOU, en forespørsel om dataverifisering til det offisielle registeret i vedkommende jurisdiksjon, slik det er anerkjent av GLEIF. Dataene som hentes inn, sendes til kunden for gjennomgang og bekreftelse.
2.8.3. Kunden har rett til å bekrefte eller avvise dataene som er hentet fra registeret. Ved avvisning må kunden begrunne dette og bringe sine data i samsvar med det offisielle registeret i vedkommende jurisdiksjon før LEI kan utstedes eller fornyes.
2.8.4. Der dataene fra registeret samsvarer med opplysningene kunden har oppgitt i søknaden, kan LEI System, etter eget skjønn, bekrefte dataene på vegne av kunden. LEI System har ingen plikt til å gjøre dette.
2.9. Ytterligere dokumentasjon kan bli etterspurt for verifiseringsformål, blant annet:
- en kopi av enhetens registreringsbevis
- identifikasjon av autoriserte representanter
- bevis på stiftelsesdato
- dokumentasjon som støtter endringer i selskapsregisteret
2.10. Dersom enheten eies eller kontrolleres av et morselskap som utarbeider konsoliderte regnskaper, må Nivå 2-data (morselskapsdata) oppgis. Dersom rapportering ikke er mulig, må det oppgis en gyldig begrunnelse.
2.10.1. LEI System kan be om dokumentasjon som bekrefter konsolideringsstatus.
2.11. Internasjonale filialer må oppgi hovedkontorets LEI, som må være aktiv (status UTSTEDT).
2.12. Enheter som klassifiseres som investeringsfond eller paraplyfond, kan bli bedt om å opplyse om fondsrelasjoner, inkludert forvalter, paraplystruktur og/eller feeder-master-forhold.
2.12.1. Relevante dokumenter som støtter slike relasjoner, kan bli etterspurt.
2.12.2. LEI må oppgis for hver relatert enhet det henvises til.
2.13. De fleste LEI-registreringer fullføres innen 1–3 timer. Søknader som involverer mor- eller fondsrelasjoner, kan imidlertid ta opptil 48 timer. Fornyelser og overføringer av LEI kan ta opptil 7 dager. Ufullstendige eller feilaktige data kan føre til forsinkelser.
2.14. Når søknaden er fullført, sendes en bekreftelse og faktura til e-postadressen som ble oppgitt ved kassen.
2.15. Søknader blir bindende og ugjenkallelige ved innsending og betaling. Dette gjelder både nye registreringer og fornyelser, inkludert overføringer.
2.16. Dersom kunden unnlater å levere nødvendig dokumentasjon, kan LEI System og partner-LOU gå videre med behandlingen basert på offentlig tilgjengelig informasjon. LEI-numre som ikke kan behandles på grunn av manglende data, refunderes ikke, og det påtas intet ansvar for eventuelle konsekvenser av dette.
2.17. Når en LEI er utstedt, blir LEI-nummeret og tilhørende referansedata offentlig tilgjengelig på nettsidene til GLEIF og LEI System. LEI er permanente og kan ikke tildeles på nytt eller fjernes.
2.18. LEI System vil varsle kunden per e-post 60 dager før planlagt fornyelsesdato.
3. Flerårige avtaler og automatisk fornyelse
3.1. Kunder kan velge å forhåndsbetale fornyelse av LEI for en periode på inntil fem år.
3.2. Til tross for flerårig forhåndsbetaling vil LEI-dataene fortsatt oppdateres årlig som påkrevd av GLEIF. Den offisielle «neste fornyelsesdatoen» er basert på en 365-dagerssyklus fra siste bekreftede fornyelse.
3.3. Dersom en LEI omfattet av en flerårig avtale overføres til en annen tjenesteleverandør, anses avtalen med LEI System som avsluttet, og ingen refusjon vil bli utbetalt.
3.4. Kunder kan aktivere automatisk fornyelse. Et forhåndsvarsel sendes til den registrerte e-postadressen 60 dager før utløpsdatoen. Kunden har fem kalenderdager fra mottak av varselet til å avbestille eller endre sine opplysninger. Dersom ingen avbestilling mottas, vil betaling bli belastet den opprinnelig oppgitte betalingsmetoden. Når fornyelsen er igangsatt, kan den ikke reverseres.
3.5. LEI System forbeholder seg retten til å oppdatere referansedata ved bruk av registerkilder.
3.5.1. Dersom offisielle registre ikke er tilgjengelige, kan eksisterende referansedata benyttes ved fornyelse.
3.5.2. Dersom verifisering ikke lykkes, kan mor- eller fondsrelasjoner merkes som ikke-offentlige.
3.5.3. Kunden er ansvarlig for å varsle LEI System om eventuelle endringer som ikke fanges opp av registrene.
3.5.4. LEI System kan be om ytterligere støttedokumentasjon, inkludert oppdaterte regnskapstall, nye fullmaktsbrev eller unntakserklæringer.
3.5.5. Dersom nødvendig dokumentasjon ikke leveres innen 60 dager, kan LEI-nummeret ikke fornyes, og tjenesteavtalen kan avsluttes.
4. LEI-sertifikat og merker
4.1. LEI System tilbyr følgende digitale identitetsprodukter, som kan legges til bestillingen i kassen eller etterspørres senere på siden LEI Order Details:
- Utskriftsvennlig LEI-sertifikat: et digitalt sertifikat som inneholder selskapets LEI-data, basert på ISO 17442 — den internasjonale standarden godkjent av G20-landene. Kan lastes ned og skrives ut umiddelbart.
- LEI-merke for nettsted: et lite merke for nettstedet ditt. Besøkende kan klikke på det for øyeblikkelig å verifisere selskapets opplysninger slik de er publisert i GLEIF-databasen.
- LEI-merke for e-post: et lite banner til e-postsignaturen din, som viser mottakerne at selskapet ditt er en verifisert juridisk enhet.
4.2. Alle produktene ovenfor leveres digitalt. LEI System sender ikke fysiske sertifikater per post.
5. Tjenestepriser og beskatning
5.1. Priser for LEI-relaterte tjenester, inkludert registrering, fornyelse og overføring, publiseres på nettsiden til LEI System og inkluderer gjeldende GLEIF-tillegg. Priser for å bestille en ny LEI, overføre en LEI eller fornye en LEI finner du på våre prissider.
5.2. MVA-håndtering:
- Estiske kunder: 24 % MVA påløper.
- EU-baserte kunder med gyldig MVA-nummer: ingen MVA legges til (omvendt avgiftsplikt gjelder).
- EU-baserte kunder uten gyldig MVA-nummer: MVA beregnes etter satsen som gjelder i kundens bostedsland, i henhold til EUs One Stop Shop (OSS)-ordning for merverdiavgift. Som leverandør av digitale tjenester er LEI System pålagt å kreve inn og betale lokal MVA på vegne av kundens land, noe som betyr at MVA-satsen og reglene i kundens EU-medlemsland gjelder.
- Kunder utenfor EU: ingen MVA beregnes.
5.3. Automatiske fornyelser belastes i henhold til gjeldende priser publisert på behandlingstidspunktet.
6. Refusjon og kansellering
6.1. Forespørsler om refusjon må sendes til support@leisystem.com og vil bli behandlet innen 7 virkedager.
6.2. Godkjente refusjoner behandles gjennom den opprinnelige betalingsmetoden og kan ta inntil 30 dager før beløpet er tilgjengelig på kundens bankkonto, avhengig av betalingsleverandør og bank.
6.3. Ved innsending av en bestilling igangsettes automatiserte arbeidsflyter og behandlingsaktiviteter umiddelbart. Registrering, fornyelse og overføring av LEI involverer arbeid fra flere organisasjoner og spesialister, inkludert datainnsamling, verifisering, validering og behandling i samarbeid med den akkrediterte LOU (RapidLEI). Behandling av en kansellering og refusjon krever også separat administrativt arbeid, inkludert regnskapsføring og utstedelse av kreditnotaer. Det påløper derfor et behandlingsgebyr på 40 euro for alle refusjoner, som trekkes fra beløpet som tilbakebetales kunden.
6.3.1. Behandlingsgebyret på 40 euro gjelder også der en LEI ikke kan utstedes, fornyes eller overføres på grunn av forhold knyttet til søkeren eller den juridiske enheten. Dette omfatter, men er ikke begrenset til, tilfeller der den juridiske enheten ikke er registrert i et offisielt nasjonalt register som godkjennes av GLEIF for LEI-utstedelse, der dens registrering, juridiske status eller lisens ikke kan verifiseres gjennom et slikt register eller vedkommende nasjonale myndighet, eller der den juridiske enheten på annen måte ikke oppfyller kravene som gjelder for LEI-utstedelse.
Behandlingsgebyret gjelder også der kunden har levert den etterspurte informasjonen og dokumentasjonen, men informasjonen eller dokumentasjonen som er levert, er utilstrekkelig eller ikke kan godkjennes med henblikk på verifisering og validering av LEI. Gebyret dekker administrativt arbeid, verifisering, validering og LOU-relatert arbeid som allerede er utført før det fastslås at LEI ikke kan utstedes, fornyes eller overføres.
6.3.2. For LEI-søknader i enkelte jurisdiksjoner kan LOU (Local Operating Unit) ilegge ytterligere jurisdiksjonstillegg for å dekke obligatoriske register- eller datainnhentingsgebyrer fra lokale myndigheter. Der dette er aktuelt, vises tilleggene i kassen før betaling. Disse belastes kunden til selvkost og refunderes ikke etter at den aktuelle register- eller datainnhentingsprosessen er igangsatt, uavhengig av om LEI til slutt utstedes.
6.4. Refusjon er ikke tilgjengelig i følgende tilfeller:
- LEI er allerede utstedt eller fornyet.
- En automatisk fornyelse er gjennomført.
- En flerårig avtale er kansellert før tiden.
- Overføringen av LEI har medført tap av en tidligere betalt gyldighetsperiode hos en annen tjenesteleverandør eller LOU.
- Kunden har ikke levert informasjon eller dokumentasjon som kreves for å behandle bestillingen innen 60 dager etter forespørselen.
- Informasjon om morselskap er levert, men viser seg senere å være ugyldig eller kan ikke valideres.
6.5. All håndtering av refusjon og kansellering er underlagt gjeldende GLEIF Registration Agent Governance Framework og eventuelle obligatoriske krav som gjelder for utstedelse, fornyelse eller overføring av LEI.
7. Tredjepartstjenester og markedsføringspartnere
7.1. LEI System kan sette ut visse støttetjenester til spesialiserte tredjepartsleverandører. Dette kan omfatte:
- hosting og vedlikehold av nettbaserte plattformer
- sikker betalingshåndtering
- kommunikasjonstjenester (f.eks. e-post, varsler)
- verktøy for innsamling av kundetilbakemeldinger
7.2. Disse leverandørene kan få tilgang til kundedata strengt begrenset til det som er nødvendig for å levere sine tjenester, under avtaler om konfidensialitet og databeskyttelse.
7.3. Kontaktopplysninger (firmanavn, representant, e-post osv.) kan bli delt med utvalgte markedsføringspartnere som tilbyr tjenester relevante for kunden.
7.4. Tredjepartsleverandører kan kontakte kunder direkte angående sine tjenester dersom dette er relatert til LEI Systems virksomhet.
7.5. Alle tredjepartssamarbeid er underlagt personvernstandarder som er like høye som eller høyere enn de LEI System selv opererer med.
7.6. Ved å bruke tjenestene til LEI System samtykker kunden til ordningene beskrevet ovenfor.
8. Lovvalg og avsluttende bestemmelser
8.1. Kunden er alene ansvarlig for alle handlinger og forpliktelser knyttet til sin juridiske enhets LEI.
8.2. LEI System påtar seg intet ansvar for finansielle eller regulatoriske konsekvenser som følge av forsinkelser eller feil i LEI-behandlingen.
8.3. Disse vilkårene kan oppdateres uten varsel. Den nyeste versjonen er alltid tilgjengelig på leisystem.com.
8.4. Denne avtalen, samt eventuelle tvister eller krav som oppstår av eller i forbindelse med den, inkludert utenomkontraktslige tvister eller krav, skal reguleres av og tolkes i samsvar med lovgivningen i Republikken Estland. Domstolene i Republikken Estland skal ha eksklusiv jurisdiksjon til å avgjøre enhver slik tvist eller ethvert slikt krav.