1. Pihak yang Mengadakan Kontrak
LEI System OU, sebuah perseroan terbatas swasta yang didirikan di Estonia, merupakan pihak kontrak yang menyediakan layanan di bawah merek dagang LEI System. Dalam hal tidak terdapat anak perusahaan lokal LEI System di negara domisili pelanggan, LEI System OU (nomor LEI 984500908J38713A7650) akan bertindak sebagai entitas hukum default. LEI System berfungsi sebagai Agen Registrasi LEI dan menjalin kerja sama dengan Local Operating Unit (LOU) yang terakreditasi resmi, yaitu Ubisecure Oy (beroperasi dengan nama RapidLEI), yang memiliki LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. Permohonan dan Pengelolaan LEI
2.1. Klien dapat mengajukan permohonan untuk memperoleh, memperbarui, atau mentransfer Legal Entity Identifier dengan mengisi formulir daring terkait dan menyelesaikan pembayaran menggunakan metode yang diterima seperti kartu kredit atau PayPal.
2.2. Dengan mengajukan permohonan, klien mengakui dan menyetujui Syarat dan Ketentuan ini serta menegaskan bahwa seluruh data yang diberikan adalah akurat. Pemohon menyatakan bahwa mereka berwenang untuk bertindak atas nama entitas hukum yang bersangkutan. Detail kontak tertentu dapat dibagikan kepada LOU untuk mendukung proses validasi.
2.3. Klien memberi wewenang kepada LEI System untuk menyetujui syarat dan ketentuan LOU (misalnya, syarat dan ketentuan RapidLEI) atas nama mereka. Seluruh perjanjian LOU didasarkan pada pedoman GLEIF dan pada dasarnya serupa. Sebagai contoh, syarat layanan RapidLEI dapat ditemukan di https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.
2.4. LEI System diberi wewenang untuk bertindak atas nama entitas hukum klien dalam hal-hal yang berkaitan dengan LEI, termasuk penerbitan, pembaruan tahunan, dan transfernya.
2.5. Ketika LEI ditransfer dari penyedia lain ke LEI System, perubahan LOU mungkin diperlukan. Transfer harus dilakukan sebelum atau bersamaan dengan pembaruan.
2.6. LEI yang berada di bawah administrasi LEI System berhak diperbarui hingga 60 hari sebelum tanggal kedaluwarsa. Dalam situasi yang melibatkan pembaruan dini setelah transfer dari penyedia layanan lain, mungkin terjadi pengurangan masa berlaku.
2.7. Pemrosesan akan dimulai setelah permohonan dan pembayaran diterima.
2.8. LEI System dapat meminta dokumentasi yang mengonfirmasi wewenang pemohon, termasuk namun tidak terbatas pada Surat Kuasa.
2.8.1. Otorisasi harus ditandatangani secara eksklusif oleh orang yang secara resmi berwenang mewakili entitas hukum tersebut. Pemalsuan identitas atau kesalahan pernyataan wewenang penandatangan sangat dilarang.
2.8.2. Sebelum penerbitan atau pembaruan LEI, LEI System, bekerja sama dengan LOU, mengajukan permintaan verifikasi data ke registri resmi yurisdiksi terkait, sebagaimana diakui oleh GLEIF. Data yang diperoleh dari permintaan ini diteruskan kepada klien untuk ditinjau dan dikonfirmasi.
2.8.3. Klien berhak untuk mengonfirmasi atau menolak data yang diperoleh dari registri. Jika terjadi penolakan, klien wajib memberikan justifikasi dan menyelaraskan data mereka dengan registri resmi yurisdiksi terkait sebelum LEI dapat diterbitkan atau diperbarui.
2.8.4. Apabila data yang diperoleh dari registri konsisten dengan data yang diajukan klien dalam permohonan, LEI System dapat, atas kebijakannya sendiri, mengonfirmasi data tersebut atas nama klien. LEI System tidak berkewajiban untuk melakukannya.
2.9. Dokumentasi tambahan dapat diminta untuk tujuan verifikasi, termasuk:
- salinan sertifikat registrasi entitas
- identifikasi perwakilan yang berwenang
- bukti tanggal pendirian
- dokumentasi yang mendukung perubahan yang dilakukan pada catatan perusahaan
2.10. Jika entitas dimiliki atau dikendalikan oleh perusahaan induk yang menyusun laporan keuangan konsolidasi, data Level 2 (induk) harus diserahkan. Jika pelaporan tidak memungkinkan, alasan yang sah harus diberikan.
2.10.1. Dokumentasi yang mengonfirmasi status konsolidasi dapat diminta oleh LEI System.
2.11. Cabang internasional wajib memberikan LEI kantor pusat, yang harus dalam status aktif (ISSUED).
2.12. Entitas yang diklasifikasikan sebagai dana investasi atau dana payung dapat diminta untuk mengungkapkan hubungan dana, termasuk manajer dana, struktur payung, dan/atau hubungan feeder-master.
2.12.1. Dokumen terkait yang mendukung hubungan tersebut dapat diminta.
2.12.2. LEI harus diberikan untuk setiap entitas terkait yang dirujuk.
2.13. Sebagian besar registrasi LEI diselesaikan dalam 1–3 jam. Namun, permohonan yang melibatkan hubungan induk atau dana dapat memerlukan waktu hingga 48 jam. Pembaruan dan transfer LEI dapat memakan waktu hingga 7 hari. Data yang tidak lengkap atau tidak benar dapat menyebabkan keterlambatan.
2.14. Setelah permohonan berhasil diselesaikan, konfirmasi dan faktur akan dikirim ke alamat email yang diberikan saat checkout.
2.15. Permohonan menjadi mengikat dan tidak dapat dibatalkan setelah diajukan dan dibayar. Hal ini berlaku baik untuk registrasi awal maupun pembaruan, termasuk transfer.
2.16. Jika klien gagal menyerahkan dokumentasi yang diperlukan, LEI System dan mitra LOU-nya dapat melanjutkan proses menggunakan informasi yang tersedia untuk publik. LEI yang tidak dapat diproses karena data yang tidak lengkap tidak akan dikembalikan dananya, dan tidak ada tanggung jawab yang diasumsikan atas konsekuensi yang timbul darinya.
2.17. Setelah diterbitkan, LEI dan data referensi terkait menjadi dapat diakses publik di situs web GLEIF dan LEI System. LEI bersifat permanen dan tidak dapat dialihkan atau dihapus.
2.18. LEI System akan memberi tahu klien melalui email 60 hari sebelum tanggal pembaruan yang dijadwalkan.
3. Paket Multitahun dan Pembaruan Otomatis
3.1. Klien dapat memilih untuk membayar di muka pembaruan LEI mereka untuk jangka waktu hingga lima tahun.
3.2. Meskipun terdapat pembayaran multitahun di muka, data LEI tetap akan diperbarui setiap tahun sesuai persyaratan GLEIF. "Tanggal pembaruan berikutnya" resmi didasarkan pada siklus 365 hari sejak pembaruan terakhir yang dikonfirmasi.
3.3. Jika LEI yang tercakup dalam kontrak multitahun dipindahkan ke penyedia layanan lain, perjanjian dengan LEI System dianggap berakhir, dan tidak akan ada pengembalian dana yang diterbitkan.
3.4. Klien dapat mengaktifkan pembaruan otomatis. Pemberitahuan lebih awal akan dikirim ke email terdaftar 60 hari sebelum tanggal kedaluwarsa. Klien memiliki waktu lima hari kalender sejak diterimanya pemberitahuan untuk membatalkan atau mengubah detail mereka. Jika tidak ada pembatalan yang diterima, pembayaran akan diproses menggunakan metode pembayaran yang telah diberikan sebelumnya. Setelah pembaruan dimulai, proses tersebut tidak dapat dibatalkan.
3.5. LEI System berhak memperbarui data referensi menggunakan sumber registri.
3.5.1. Jika registri resmi tidak dapat diakses, data referensi yang ada dapat digunakan untuk pembaruan.
3.5.2. Apabila verifikasi gagal, hubungan induk atau dana dapat ditandai sebagai tidak publik.
3.5.3. Klien bertanggung jawab untuk memberi tahu LEI System mengenai setiap perubahan yang tidak tercatat oleh registri.
3.5.4. LEI System dapat meminta dokumentasi pendukung tambahan termasuk laporan keuangan terbaru, surat otorisasi baru, atau deklarasi pengecualian.
3.5.5. Jika dokumentasi yang diperlukan tidak diserahkan dalam waktu 60 hari, LEI mungkin tidak diperbarui dan perjanjian layanan dapat diakhiri.
4. Sertifikat & Lencana LEI
4.1. LEI System menawarkan produk identitas digital berikut, yang dapat ditambahkan ke pesanan saat checkout atau diminta setelahnya di halaman Detail Pesanan LEI:
- Sertifikat LEI yang dapat dicetak: sertifikat digital yang berisi data LEI perusahaan Anda, berdasarkan ISO 17442 — standar internasional yang didukung oleh negara-negara G20. Tersedia untuk diunduh dan dicetak sendiri secara langsung.
- Lencana LEI untuk situs web: lencana kecil untuk situs web Anda. Pengunjung dapat mengekliknya untuk langsung memverifikasi detail perusahaan Anda sebagaimana dipublikasikan di database GLEIF.
- Lencana LEI untuk email: spanduk kecil untuk tanda tangan email Anda, yang menunjukkan kepada penerima bahwa perusahaan Anda adalah entitas hukum yang terverifikasi.
4.2. Semua produk yang tercantum di atas dikirimkan secara digital. LEI System tidak mengirimkan sertifikat fisik melalui pos.
5. Biaya Layanan dan Perpajakan
5.1. Harga untuk layanan terkait LEI termasuk registrasi, pembaruan, dan transfer dipublikasikan di situs web LEI System dan mencakup biaya tambahan GLEIF yang berlaku. Biaya untuk memesan LEI baru, mentransfer LEI, atau memperbarui LEI dapat ditemukan di halaman harga kami.
5.2. Penanganan PPN:
- Klien Estonia: berlaku PPN sebesar 24%.
- Klien yang berbasis di UE dengan nomor PPN yang valid: tidak ada PPN yang ditambahkan (berlaku reverse charge).
- Klien yang berbasis di UE tanpa nomor PPN yang valid: PPN dikenakan sesuai dengan tarif yang berlaku di negara domisili klien di bawah skema EU VAT One Stop Shop (OSS). Sebagai penyedia layanan digital, LEI System diwajibkan untuk memungut dan menyetorkan PPN lokal atas nama negara klien, yang berarti tarif dan aturan PPN negara anggota UE klien berlaku.
- Klien di luar UE: tidak ada PPN yang dikenakan.
5.3. Pembaruan otomatis akan dikenakan biaya berdasarkan harga aktif yang dipublikasikan pada saat pemrosesan.
6. Pengembalian Dana dan Pembatalan
6.1. Permintaan pengembalian dana harus diajukan ke support@leisystem.com dan akan ditinjau dalam waktu 7 hari kerja.
6.2. Pengembalian dana yang disetujui diproses melalui metode pembayaran asli dan dapat memakan waktu hingga 30 hari untuk sampai ke rekening bank klien, tergantung pada penyedia pembayaran dan lembaga perbankan.
6.3. Setelah pengajuan pesanan, alur kerja otomatis dan aktivitas pemrosesan segera dimulai. Registrasi, pembaruan, dan transfer LEI melibatkan kerja berbagai organisasi dan spesialis, termasuk pengumpulan data, verifikasi, validasi, dan pemrosesan yang dilakukan bekerja sama dengan LOU terakreditasi (RapidLEI). Memproses pembatalan dan pengembalian dana juga memerlukan pekerjaan administratif terpisah, termasuk entri akuntansi dan penerbitan nota kredit. Oleh karena itu, biaya pemrosesan sebesar €40 berlaku untuk semua pengembalian dana dan dipotong dari jumlah yang dikembalikan kepada klien.
6.3.1. Biaya pemrosesan sebesar €40 juga berlaku ketika LEI tidak dapat diterbitkan, diperbarui, atau ditransfer karena keadaan yang berkaitan dengan pemohon atau entitas hukum. Hal ini termasuk, namun tidak terbatas pada, situasi di mana entitas hukum tidak terdaftar di registri nasional resmi yang diterima oleh GLEIF untuk penerbitan LEI, di mana registrasi, status hukum, atau lisensinya tidak dapat diverifikasi melalui registri tersebut atau otoritas nasional yang berwenang terkait, atau di mana entitas hukum tersebut sebaliknya tidak memenuhi persyaratan yang berlaku untuk penerbitan LEI.
Biaya pemrosesan juga berlaku ketika klien telah memberikan informasi dan dokumentasi yang diminta dari mereka, tetapi informasi atau dokumentasi yang diberikan tidak memadai atau tidak dapat diterima untuk tujuan verifikasi dan validasi LEI. Biaya ini mencakup pekerjaan administratif, verifikasi, validasi, dan yang terkait LOU yang telah dilakukan sebelum ditentukan bahwa LEI tidak dapat diterbitkan, diperbarui, atau ditransfer.
6.3.2. Untuk permohonan LEI di yurisdiksi tertentu, LOU (Local Operating Unit) dapat mengenakan biaya tambahan yurisdiksi untuk menutupi biaya registri atau pengambilan data wajib yang dikenakan oleh otoritas lokal. Jika berlaku, biaya tambahan ini ditampilkan saat checkout sebelum pembayaran. Biaya ini dibebankan kepada klien sesuai dengan biaya sebenarnya dan tidak dapat dikembalikan setelah proses registri atau pengambilan data terkait telah dimulai, terlepas dari apakah LEI pada akhirnya diterbitkan atau tidak.
6.4. Pengembalian dana tidak tersedia dalam skenario berikut:
- LEI telah diterbitkan atau diperbarui.
- Pembaruan otomatis telah selesai dilakukan.
- Kontrak multitahun telah dibatalkan sebelum waktunya.
- Transfer LEI telah mengakibatkan hilangnya masa berlaku yang telah dibayarkan sebelumnya dengan penyedia layanan atau LOU lain.
- Klien gagal memberikan informasi atau dokumentasi yang diperlukan untuk memproses pesanan dalam waktu 60 hari sejak permintaan.
- Informasi entitas induk telah diserahkan tetapi kemudian ditemukan tidak valid atau tidak dapat divalidasi.
6.5. Seluruh penanganan pengembalian dana dan pembatalan tunduk pada GLEIF Registration Agent Governance Framework yang berlaku dan setiap persyaratan wajib yang berlaku untuk proses penerbitan, pembaruan, atau transfer LEI.
7. Layanan Pihak Ketiga dan Mitra Pemasaran
7.1. LEI System dapat mengalihdayakan layanan pendukung tertentu kepada vendor pihak ketiga yang terspesialisasi. Hal ini dapat mencakup:
- hosting dan pemeliharaan platform daring
- penanganan pembayaran yang aman
- layanan komunikasi (misalnya, email, notifikasi)
- alat pengumpulan umpan balik pelanggan
7.2. Vendor-vendor ini dapat mengakses data klien secara ketat sesuai kebutuhan untuk memberikan layanan mereka, di bawah perjanjian kerahasiaan dan perlindungan data.
7.3. Data kontak (nama bisnis, perwakilan, email, dll.) dapat dibagikan dengan mitra pemasaran terpilih yang menawarkan layanan yang relevan bagi klien.
7.4. Penyedia pihak ketiga dapat menghubungi klien secara langsung mengenai layanan mereka jika terkait dengan operasional LEI System.
7.5. Semua keterlibatan pihak ketiga tunduk pada standar privasi yang setara dengan atau lebih tinggi dari yang ditetapkan oleh LEI System.
7.6. Dengan menggunakan layanan LEI System, klien menyetujui pengaturan di atas.
8. Yurisdiksi Hukum dan Ketentuan Akhir
8.1. Klien tetap bertanggung jawab sepenuhnya atas semua tindakan dan kewajiban yang terkait dengan LEI entitas hukum mereka.
8.2. LEI System tidak bertanggung jawab atas konsekuensi keuangan atau regulasi apa pun yang timbul akibat keterlambatan atau kegagalan pemrosesan LEI.
8.3. Syarat dan Ketentuan ini dapat diperbarui tanpa pemberitahuan. Versi terbaru selalu tersedia di leisystem.com.
8.4. Perjanjian ini dan setiap perselisihan atau klaim yang timbul dari atau sehubungan dengannya, termasuk perselisihan atau klaim non-kontraktual, akan diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Estonia. Pengadilan Republik Estonia memiliki yurisdiksi eksklusif untuk menyelesaikan perselisihan atau klaim tersebut.